ASSISTANT/COORDINATOR / ASSISTANT(E)/COORDONNATEUR(TRICE)

(FRENCH VERSION BELOW) What You'll Be Doing Your primary responsibility will be to help remove administrative and operational workload from project managers and executives so they can focus on higher-value work. Responsibilities • Following up with internal team members and clients to collect assets, approvals, and information • Managing task follow-ups and ensuring commitments don't fall through the cracks • Formatting documents, presentations, reports, and client-facing materials • Organizing files, folders, and project documentation • Coordinating calendars, meetings, and scheduling logistics • Taking notes during meetings and distributing action items • Assisting with internal processes and administrative tasks • Maintaining project records and ensuring information is up to date • Supporting leadership with day-to-day operational requests • Helping improve organization and efficiency across the agency What We're Looking For • Exceptional organizational skills and attention to detail • Strong written and verbal communication skills • Ability to manage multiple priorities without losing track of details • Comfortable following up persistently and professionally • Resourceful, proactive, and dependable • Strong sense of ownership and accountability • Ability to work independently with minimal supervision • Comfortable working in a fast-paced agency environment • Experience in administrative, coordination, executive assistant, operations support, or similar roles Bonus Points • Bilingual in English and French • Experience working in a digital marketing, agency, consulting, or professional services environment • Familiarity with project management and collaboration tools such as ClickUp, Notion, Slack, or Google Workspace • Experience preparing client-facing documents and presentations What Success Looks Like Success in this role means project managers and agency leaders spend less time chasing information, scheduling meetings, formatting documents, and managing administrative details—and more time focused on strategy, client relationships, and delivering exceptional work. You'll be the person who notices what needs to be done, follows through consistently, and helps the entire team operate more efficiently. Why join our team? • Work with a collaborative and ambitious team • Gain exposure to digital marketing, strategy, operations, and client services • Flexible and remote-friendly environment • Opportunity to grow as the agency continues to scale • Meaningful role with visible impact across the organization If you're the type of person who loves organization, enjoys helping others succeed, and takes pride in making things run smoothly behind the scenes, we'd love to hear from you. ______________________________________________________ Ce que vous ferez Votre principale responsabilité sera de réduire la charge administrative et opérationnelle des gestionnaires de projets et des membres de la direction afin qu'ils puissent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Responsabilités • Effectuer les suivis auprès des membres de l’équipe et des clients afin de recueillir les éléments requis, les approbations et les informations nécessaires • Assurer le suivi des tâches et veiller à ce que les engagements soient respectés • Mettre en forme des documents, présentations, rapports et autres livrables destinés aux clients • Organiser les fichiers, dossiers et la documentation de projets • Coordonner les calendriers, les réunions et la logistique liée à la planification • Prendre des notes lors des réunions et assurer le suivi des actions à entreprendre • Soutenir les processus internes et effectuer diverses tâches administratives • Maintenir à jour les dossiers et la documentation des projets • Appuyer l’équipe de direction dans les demandes opérationnelles quotidiennes • Contribuer à l’amélioration de l’organisation et de l’efficacité de l’agence Ce que nous recherchons • Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail • Excellentes compétences en communication écrite et verbale • Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément sans perdre de vue les détails • Aisance à effectuer des suivis de façon rigoureuse et professionnelle • Débrouillardise, proactivité et fiabilité • Fort sens des responsabilités et de l’imputabilité • Capacité à travailler de manière autonome avec peu de supervision • Aisance dans un environnement d’agence dynamique et en constante évolution • Expérience dans des fonctions administratives, de coordination, de soutien à la direction, de soutien opérationnel ou dans un rôle similaire Atouts • Bilinguisme français et anglais • Expérience dans un environnement de marketing numérique, d’agence, de consultation ou de services professionnels • Maîtrise d’outils de gestion de projets et de collaboration tels que ClickUp, Notion, Slack ou Google Workspace • Expérience dans la préparation de documents et de présentations destinés aux clients À quoi ressemble le succès dans ce rôle Le succès dans ce poste se traduit par des gestionnaires de projets et des leaders d’agence qui consacrent moins de temps à rechercher de l’information, coordonner des réunions, mettre en forme des documents et gérer des détails administratifs, et davantage de temps à la stratégie, aux relations clients et à la livraison d’un travail exceptionnel. Vous serez la personne qui remarque ce qui doit être fait, qui assure un suivi constant et qui contribue à rendre toute l’équipe plus efficace. Pourquoi vous joindre à notre équipe? • Travailler avec une équipe collaborative et ambitieuse • Développer votre expertise en marketing numérique, en stratégie, en opérations et en services-conseils aux clients • Profiter d’un environnement de travail flexible et favorable au télétravail • Évoluer au sein d’une agence en pleine croissance • Occuper un rôle clé ayant un impact concret et visible sur l’ensemble de l’organisation Si vous êtes une personne organisée, qui aime aider les autres à réussir et qui tire une grande satisfaction à faire fonctionner les choses efficacement en coulisses, nous aimerions vous rencontrer.